O programa Papel Zero, implantado pela Secretaria de Gestão, tem chamado a atenção de diferentes instituições Brasil afora. Nesta semana, a pasta recebeu a visita de servidores da Prefeitura de Fortaleza (CE) e apresentou os caminhos que proporcionaram a bem sucedida adoção do sistema Integrador, utilizado pela administração.

O software de gestão traz inovação para gerenciamento de processos, documentos e equipes em ambiente 100% digital. Por meio dele, servidor, cidadão ou empresário pode solicitar serviços da Prefeitura através de um portal e são informados quando há alguma decisão no processo ou quando é finalizado.

Além disso, a tramitação dos processos é feita de forma digital, o que extingue a necessidade de impressão. Os documentos do processo (manifestação técnica, despacho, parecer, etc) são elaborados e assinados digitalmente e o sistema permite acompanhar a produtividade dos servidores e departamentos.

De acordo com a titular da Secretaria, Ozenira Felix, por meio deste recurso é possível digitalizar documentos, evitando deslocamento, filas e acumulo de papel. A ferramenta verifica ainda se os documentos são verdadeiros, ampliando o controle da Prefeitura sobre os trâmites.

O gerente de projetos da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão de Fortaleza (Sepog), Wagner Moura, diz que o setor tem investido em modernização e boas práticas como esta. “Viemos a pedido do secretário Philipe Nottingham, que tem grande interesse na adoção do programa. Para isso, temos buscado por casos de sucesso já constatados”, diz.

Em sua opinião, um dos fatores cruciais para o funcionamento do Integrador em Cuiabá foi o engajamento das áreas, estimulado, sobretudo, pela titular da Pasta. “A tecnologia por si só não basta. A equipe precisa estar pronta e percebemos que aqui todos vestiram a camisa. Isso ficou bem claro e nos chamou muita atenção.”

Ozenira lembra que desde fevereiro os processos de aquisição da Prefeitura de Cuiabá são feitos online, dispensando o uso de papel. A iniciativa começou a ser implantada na Prefeitura de Cuiabá em abril de 2017, sendo a primeira fase do projeto chamada RH Digital, tendo como escopo todos os processos de Gestão de Pessoas das Secretarias de Gestão e de Educação.

A partir de novembro de 2018 iniciou-se uma nova fase do projeto, chamada de Prefeitura Digital, incluindo processos da Secretaria de Meio Ambiente, de Mobilidade Urbana, da Procuradoria e da Saúde.

"A ideia é a substituição gradual dos atuais métodos utilizados, eliminando o uso de papel nas secretarias da prefeitura e digitalizando todos os serviços. Sendo assim, a meta do Planejamento Estratégico da Prefeitura é que em 2023, 100% dos serviços sejam digitais”, finaliza a secretaria.